De Samenkomst voor Zaken wordt gehouden in dezelfde geest als de Stille Samenkomst. In deze samenkomst worden de zaken die van gemeenschappelijk belang zijn voor de plaatselijke groep (Maandvergadering) behandeld. Het belangrijkste kenmerk van deze vorm van samenkomst is dat de Vrienden bijeenkomen om in onderlinge verbondenheid te zoeken naar de leiding van de Geest bij het nemen van besluiten. Het gaat dus niet om het zoeken van consensus, maar om het gezamenlijk gevoelen naar een besluit geleid te zijn.
Net als bij de Stille Samenkomst geldt ook hier dat men naar een Samenkomst voor Zaken komt, voorbereid ‘met hart en hoofd’, want zo kunnen de aanwezige Vrienden zich concentreren op de onderwerpen op de agenda en bijdragen leveren die de groep helpen wegen vooruit te vinden.
De samenkomst wordt bijeengeroepen en ondersteund door de Schrijver, een van de weinige functies binnen het Genootschap. De Schrijver draagt verantwoordelijkheid voor het opstellen van de agenda, zodat de leden weten om welke aangelegenheden het gaat. Maar het is de verantwoordelijkheid van alle leden om aan de besluitvorming goed geïnformeerd deel te nemen, hetgeen overigens niet inhoudt dat hun besluit al van tevoren vaststaat. Uit rustig overleg vanuit de stilte kan een weg vooruit zichtbaar worden, die beter is dan die welke enige individuele deelnemer aan de samenkomst van tevoren had voorzien. Het is de taak van de Schrijver om het ‘gevoelen van de samenkomst’ te peilen en samen te vatten in de vorm van een ‘Minuut’ (schriftelijk vastgelegd besluit). Als Schrijver is men een dienaar van de samenkomst.
Door persoonlijke houding en het organiseren van de agenda zou de Schrijver die geest van aandachtig luisteren kunnen scheppen die ook kenmerkend is voor onze Stille Samenkomsten.
De geest waarin onze samenkomsten voor zaken gehouden wordt is er een van wederzijds respect en zorg voor elkaar en voor de zaken van gemeenschappelijk belang die aan de orde zijn.
De Samenkomst voor Zaken begint met een periode van stilte, terwijl er ook voldoen-
de momenten van stilte in acht genomen worden tussen gesproken bijdragen tijdens de samenkomst.
Alle besluiten worden genomen in een geest van eenheid. Wanneer die gevoelde eenheid niet bereikt kan worden en de besproken zaak geen urgentie heeft, dan kan deze uitgesteld worden tot een volgende bijeenkomst. Een enkele keer komt het voor dat een Vriend zich echt niet kan vinden in de door de groep gevoelde eenheid. Mocht dat gevoelen zeer zwaarwegend zijn dan kan die Vriend de groep vragen het besluit nog niet te nemen.
Er is echter ook de mogelijkheid dat die ene Vriend zich bereid verklaart het gevoelen van de vergadering te respecteren en het besluit niet in de weg te zullen staan.
Een Samenkomst voor Zaken vraagt evenals een Stille Samenkomst een zekere discipline van de deelnemers. Hierbij hoort onder meer het in acht nemen van stilte tussen de bijdragen, het vermogen om persoonlijke inzichten los te laten als blijkt dat zij niet sporen met de door de groep ervaren leiding en de gewoonte de Schrijver te ondersteunen door en vanuit de stilte. Alle besluiten van een Samenkomst voor Zaken worden vastgelegd in Minuten. In de loop der geschiedenis zijn dergelijke Minuten, die in Minutenboeken worden opgeschreven, documenten van grote historische waarde gebleken. Zij weerspiegelen de ontwikkeling van en binnen ons Genootschap.
Samenkomsten voor zaken zijn open voor leden van het Genootschap en ‘vrienden van de Vrienden’ (sympathisanten die langdurig en regelmatig onze bijeenkomsten bijwonen maar nog geen lid zijn). Echter, wanneer zaken aangaande lidmaatschap en gevoelige aangelegenheden aan de orde zijn, kan de groep besluiten dat deze bijeenkomsten slechts open zijn voor leden. Besluitvorming in deze samenkomsten is altijd de taak van de aanwezige leden omdat zij verantwoordelijkheid dragen voor de zaken, de activiteiten en het leven van ons Genootschap. De discipline van het lidmaatschap vraagt van Vrienden een actieve deelname aan de samenkomst voor de zaken. Zij vraagt ook van Vrienden die verhinderd waren, dat zij het besluit dat de groep bereikte, respecteren en steunen. Het besluit is immers een besluit voor de hele Maandvergadering of groep.
Gewoontegetrouw worden de Minuten aan het eind van de samenkomst waarin zij aangenomen zijn, getekend door de Schrijver. Tegenwoordig, bij het gebruik van laptop-computers en e-mail, bestaat er immers een risico dat Minuten naderhand nog gewijzigd worden of dat er geen Minuten ter ondertekening voorliggen. Het is echter een wezenlijk element in ons Quaker besluitvormingsproces dat de Minuten in de samenkomst die ze aangenomen heeft worden getekend. De betekenis hiervan is dat Minuten niet gewijzigd mogen worden als ze eenmaal getekend zijn, behalve dan waar het feitelijke fouten of kleine grammaticale puntjes betreft.
Als iets kenmerkend is voor de Quakers, is het de Quaker manier van besluitvorming. Niet de stille wijdingsbijeenkomst. Wereldwijd kent de meerderheid van de Quakers geprogrammeerde wijdingsbijeenkomsten. De essentie van Quaker besluitvorming is mijns inziens het gezamenlijk zoeken naar Goddelijke leiding. De Quaker Zaken-vergadering is niet om rationeel te discussiëren (de emoties die dat losmaakt niet uit het oog verliezend). De bedoeling is om die bijdragen de ruimte te geven die leiden tot een gezamenlijke religieuze ervaring, een gevoel van verbondenheid in een goddelijk project. Bijdragen die daar niet toe leiden kunnen gewoon genegeerd worden. Ze hoeven niet expliciet tegengesproken te worden. Door de houding van ‘samen zoeken’ voelt degene wiens bijdrage genegeerd wordt zich niet persoonlijk genegeerd.
Het gaat hooguit samen met discussie die bewust gericht is op besluitvorming waarin zoveel mogelijk gezichtspunten en argumenten tegen elkaar worden afgewogen, discussie waarin het persoonlijke belang bij bepaalde gezichtspunten en argumenten losgelaten wordt. Zo’n rationele discussie is echter niet voldoende voor goede Quaker besluitvorming; het overstijgt nog niet ons collectieve beoordelingsvermogen.
Wim Nusselder, 1992.
Zeer waarschijnlijk zijn Maandvergaderingen wel eens te voorzichtig geweest en hebben zo de uitvoering van belangrijk werk vertraagd. In verschillende geschriften van Vrienden vindt men echter uitspraken waaruit blijkt dat zij achteraf zagen hoezeer het de uitvoering van hun opdracht ten goede was gekomen dat ze extra tijd voor bezinning hadden gehad.
Mien Schreuder, 2001.
<– Vorige: 5.10 Dood begravenis en rouwbetoon
Volgende: 6.2 Samenkomst ter verheldering –>
